Aviso de privacidad
Versión 2026-10-26
En corto: koda trata los datos de tu restaurante por su encargo y solo para prestarle el servicio. No vendemos datos personales, no los usamos para publicidad ni para entrenar modelos de IA, y respetamos la ley de protección de datos de cada país donde operamos.
Quiénes somos y a quién aplica este aviso
koda es una plataforma de inteligencia artificial para restaurantes, ofrecida por KODA AI, una sociedad colombiana, a restaurantes de varios países de América y Europa. Este aviso explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos y cómo ejercer tus derechos, sea cual sea tu país. Aplica a quienes visitan este sitio o nos escriben, a quienes usan la app de koda y a las personas cuyos datos un restaurante gestiona con koda: su equipo, sus candidatos y sus clientes.
Dos papeles distintos
Somos responsables de los datos de quienes visitan este sitio, nos escriben o tienen una cuenta en koda. En cambio, los datos que un restaurante carga o genera en koda (su equipo, sus candidatos, sus clientes y su operación) son del restaurante: él es el responsable y koda los trata por su encargo, solo para prestarle el servicio, según sus instrucciones y un contrato de encargo. Si eres parte del equipo o cliente de un restaurante, el restaurante te informa y responde por esos datos; koda le ayuda a atender tus solicitudes.
Si nos escribes
Cuando nos escribes por WhatsApp, correo o el sitio, guardamos tu nombre, tu número o correo, tu restaurante y lo que nos cuentas, solo para responderte y hablarte de koda. Si usas un formulario, también guardamos el idioma, la fecha, la versión de este aviso que aceptaste y un código derivado de tu dirección IP que no permite recuperarla, para evitar abusos.
Si tienes una cuenta
Tu nombre, correo, rol, sedes y permisos, y la actividad necesaria para darte acceso, mantener la seguridad y registrar quién hizo cada cambio importante.
Datos de la operación del restaurante
Ventas que llegan del POS del restaurante, compras y facturas de proveedores, inventario, recetas, costos, mermas, turnos y resultados. En su mayoría no son datos personales; cuando incluyen a una persona (por ejemplo, quién registró una merma o el contacto de un proveedor), los tratamos como se explica aquí.
Datos del equipo del restaurante
Nombre, celular, rol, sede, turnos y marcaciones de entrada y salida. Cada marcación lleva una foto que se borra a los 30 días y que nunca usamos para reconocer caras ni identificar a nadie. La ubicación al marcar solo se guarda si el restaurante la activa. También tratamos los mensajes, fotos y audios que cada persona le envía a Remy, el agente de koda, por WhatsApp, Telegram o la app (facturas, conteos, mermas, preguntas), su avance en las lecciones y, si el restaurante usa esos módulos, sus documentos laborales y su nómina.
Datos de candidatos
Si el restaurante usa la selección de personal: nombre, celular, respuestas por texto o voz y, si el restaurante lo activa, documentos. El candidato acepta antes de empezar. koda resume y sugiere; una persona del restaurante decide.
Datos de los clientes del restaurante
Si el restaurante usa las funciones de clientes: nombre, celular, visitas, compras, puntos y preferencias, y las reseñas públicas que el restaurante recibe en sitios como Google o TripAdvisor. Solo enviamos promociones a quien dio su autorización, y cada mensaje permite dejar de recibirlas.
Para qué usamos los datos
Para prestar el servicio que contrató el restaurante: registrar y ordenar su operación, calcular costos y resultados, pronosticar ventas, y que los agentes de IA respondan, sugieran pedidos, turnos o campañas y envíen avisos. Los agentes sugieren; las decisiones importantes, como aprobar una campaña, una compra o una contratación, las toma una persona del restaurante. También usamos los datos de uso para entender y mejorar el producto. No vendemos datos personales, no los compartimos para publicidad y no los usamos para entrenar modelos de IA.
WhatsApp y Telegram
Cada restaurante tiene su propio número de WhatsApp en koda. Los mensajes viajan por la plataforma de Meta (WhatsApp) o de Telegram, según el canal que use el equipo, y esas empresas los tratan también según sus propias políticas. Antes de su primer mensaje, cada persona recibe un enlace a este aviso y confirma que lo acepta.
Si conectas tu propia IA
Una empresa puede conectar su ChatGPT, Claude, Gemini u otra IA compatible a koda (por MCP). La conexión es de solo lectura y respeta los permisos de la persona que la creó. Lo que esa IA consulta se envía a su proveedor, bajo la cuenta y las condiciones que la empresa tiene con él; koda no controla ese tratamiento. La conexión se puede revocar en cualquier momento en Ajustes.
Con quién los compartimos
Solo con proveedores que nos ayudan a prestar el servicio, como encargados y bajo contrato: Supabase (base de datos y archivos), Render (servidores), Vercel (este sitio y la app), Google (modelos Gemini para IA y transcripción), OpenAI (modelos de IA, si se configuran), ElevenLabs (voz y transcripción), Meta (WhatsApp), Telegram, Langfuse (registro técnico de las llamadas a la IA para encontrar errores), nuestro proveedor de correo, el POS del restaurante para traer sus ventas y el proveedor autorizado de nómina electrónica de cada país. Para el pronóstico del clima solo enviamos la ubicación aproximada de la sede, nunca datos de personas. También podemos entregar datos a una autoridad cuando la ley lo exige.
Transferencias internacionales
Nuestros servidores principales están en Estados Unidos, y algunos proveedores tratan datos en otros países. Por eso tus datos pueden salir de tu país. Lo hacemos con contratos que exigen a cada proveedor proteger los datos al menos como lo pide tu ley, incluidas cláusulas contractuales tipo cuando aplican, y solo para prestar el servicio.
Medición del uso
Medimos cómo se usan este sitio y la app para mejorarlos: qué tipo de página ves (por ejemplo, «el inventario», nunca su dirección ni lo que contiene), cuánto tiempo la usas activamente, hasta dónde bajas, de qué sitio o campaña llegas, tu país, región y ciudad aproximados según la red (sin guardar tu dirección IP), y el tipo de dispositivo, navegador e idioma. Si iniciaste sesión, la medición queda asociada a tu cuenta y a la organización cuya página ves. Nunca guardamos lo que escribes en los campos ni el contenido de tu operación, tus mensajes, entrevistas o grabaciones. Solo el equipo de koda ve estas métricas, y cada consulta queda registrada.
Grabaciones de sesión
Si aceptas las cookies de medición, podemos grabar algunas de tus visitas a este sitio, al ingreso y a la app de koda para ver dónde se complica el uso: el movimiento del puntero, los clics, el desplazamiento y los cambios de página. En este sitio la grabación muestra los textos públicos de la página; en el ingreso y en la app, todo el texto se reemplaza por puntos y se quitan imágenes, nombres, correos y enlaces. En todas partes, lo que escribes en los campos, las contraseñas y las zonas marcadas como privadas quedan siempre ocultos. Nunca grabamos las entrevistas, el área interna de koda ni a su equipo. Las grabaciones se borran a los 30 días; solo el equipo de koda puede verlas y cada vez que alguien abre una queda registrado. Si rechazas las cookies, o cambias tu elección en «Preferencias de privacidad», dejamos de grabar.
Cookies y almacenamiento
Usamos solo cookies propias: la de sesión (sb-…), necesaria para ingresar; NEXT_LOCALE, con tu idioma; koda_sidebar, con cómo dejaste el menú; koda_consent, con tu elección sobre la medición (12 meses); koda_aid, un identificador anónimo de tu navegador que solo creamos si aceptas, para saber si ya nos visitaste (12 meses); y koda_internal, que marca los navegadores del equipo de koda para dejarlos fuera de las métricas (12 meses). También guardamos en tu navegador un identificador de la visita, que se borra al cerrar la pestaña si no aceptaste. Si aceptas, guardamos además en la pestaña si esa visita se graba.
Tu elección
La primera vez te preguntamos si aceptas las cookies de medición. Si las rechazas, contamos tus visitas solo por sesión y sin ningún identificador que dure más que la pestaña. Si tu navegador envía la señal Global Privacy Control, la tratamos como un rechazo. Puedes cambiar tu elección cuando quieras en «Preferencias de privacidad», al pie de la página o en tu perfil.
Páginas de entrevista
En las entrevistas medimos solo el paso en que estás (aviso, conversación, terminada), los tiempos y las páginas vistas, sin tu nombre, sin identificadores y sin el enlace de la entrevista. Nunca medimos lo que escribes o dices ni tu pantalla, y no te preguntamos por cookies.
Entrevistas por voz
Si un participante responde una entrevista por voz, su audio se envía a ElevenLabs, como encargado, solo para transcribirlo a texto, directamente desde su navegador mientras habla; si ElevenLabs falla, lo transcribe Google, también como encargado. Las preguntas del entrevistador se convierten en voz con los mismos proveedores. Si la persona acepta el aviso de voz, guardamos el audio de la conversación (sus respuestas habladas y las preguntas del entrevistador) junto con el texto; solo lo escuchan los administradores de la empresa que la invitó, y se borra con la empresa o cuando la persona lo pide. No usamos la voz para identificar a nadie. La persona puede responder por chat en cualquier momento.
Grabaciones de pantalla en entrevistas
Si un participante decide grabar su pantalla durante la entrevista, el video incluye su voz desde el micrófono (si no lo permite, se graba sin audio). Antes de enviarlo lo revisa y puede recortarlo o quitar partes; nada sale de su equipo hasta que lo envía. Al procesarlo desenfocamos contraseñas y datos sensibles de la imagen con ayuda de Google, como encargado, y borramos el video original: solo queda la versión desenfocada, con la voz, que ve el equipo de la organización que hace la revisión. Las grabaciones nunca se usan para evaluar a la persona ni para entrenar modelos de IA.
Base legal
Según el país y el caso: el contrato con el restaurante y con quien tiene una cuenta; la autorización o el consentimiento, por ejemplo al aceptar este aviso, las cookies de medición, las promociones o una entrevista; el interés legítimo en mantener el servicio seguro y mejorarlo; y las obligaciones legales. Guardamos qué versión de este aviso aceptó cada persona y cada elección sobre cookies y promociones.
Datos sensibles y menores
Tratamos con cuidado especial la voz, las fotos y la ubicación: solo las usamos para la función que el restaurante activó, nunca para identificar a nadie por sus rasgos, y en varios países requieren tu autorización expresa. koda no está dirigido a menores de edad; si un restaurante tiene empleados menores, debe contar con las autorizaciones que exija su ley.
Cuánto tiempo los guardamos
Mensajes de contacto: 24 meses. Datos de uso individuales (visitas, sesiones y el vínculo entre tu navegador y tu cuenta): 13 meses. Grabaciones de sesión: 30 días. Fotos de marcación: 30 días. Registros de elecciones sobre cookies y promociones: 24 meses. Los datos que tratamos por encargo de un restaurante se guardan mientras use koda; cuando deja el servicio, su administrador puede pedir una copia y el borrado, que hacemos en máximo 30 días, salvo lo que una ley nos obligue a conservar.
Seguridad
Ciframos los datos en tránsito, limitamos el acceso según el rol de cada persona, separamos los datos de cada restaurante y registramos quién consulta información sensible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, avisamos al restaurante y a las autoridades en los plazos que fije la ley.
Tus derechos
Puedes saber qué datos tenemos, pedir una copia, corregirlos, pedir que los borremos, oponerte a un uso, retirar tu autorización y, donde la ley lo prevé, pedir la portabilidad o que una persona revise una decisión automatizada. Si eres parte del equipo o cliente de un restaurante, escríbele primero al restaurante; nosotros le ayudamos a responderte. Para lo demás, responde al correo con el que te contactemos. Respondemos en el plazo de tu ley; si no está fijado, en máximo 15 días hábiles.
Según tu país
Colombia: Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013; consultas en máximo 10 días hábiles y reclamos en 15; autoridad: Superintendencia de Industria y Comercio. México: Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (2025); derechos ARCO. Argentina: Ley 25.326; autoridad: Agencia de Acceso a la Información Pública. Chile: Ley 19.628 y, desde su vigencia, Ley 21.719 y su Agencia de Protección de Datos Personales. Perú: Ley 29733; autoridad: Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales. Brasil: Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD); autoridad: ANPD. España y la Unión Europea: Reglamento General de Protección de Datos (RGPD); puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos o la autoridad de tu país. Estados Unidos: aplican las leyes de tu estado; no vendemos ni compartimos datos personales para publicidad. En todos los casos puedes acudir a la autoridad de tu país si no quedas conforme con nuestra respuesta.
Cambios a este aviso
Si cambiamos este aviso de forma importante, publicamos la nueva versión aquí, con su fecha, y lo avisamos en la app o por los canales que usas con koda. Arriba ves la versión vigente.